Betalingsfristen nærmer sig, og en faktura lander i virksomhedens digitale indbakke. Den skal kontrolleres, godkendes og sendes til betaling, før den til sidst bliver bogført. Når arbejdsgangen er tydelig, slipper økonomimedarbejderen for at lede efter papir mellem skrivebordene. Det er en lille lettelse på en travl dag. Mere information finder du på denne side.
Modtagelse og kontrol før godkendelse
Når leverandøren sender fakturaen, kan oplysningerne gå direkte til kontrol uden først at blive tastet ind manuelt. Det mindsker risikoen for tastefejl og gør det lettere at finde fakturaen igen. e-fakturaer passer derfor godt til en arbejdsgang, hvor økonomiafdelingen vil kunne følge hvert trin uden at lede i mails og mapper.
Forestil dig, at Maja i økonomi modtager en faktura for kontorartikler. Hun kan se leverandør, beløb og betalingsoplysninger samlet, mens systemet hjælper med at kontrollere felterne. Er alt på plads, sender hun fakturaen videre. Det er en mere rolig start end at åbne et bilag og taste alle oplysninger ind fra bunden.
Men hvad sker der, hvis prisen ikke passer? En e-fakturaer på toner kan for eksempel vise et beløb, der afviger fra den aftalte pris. I stedet for at gå direkte videre kan fakturaen markeres til kontrol. Så kan den rette medarbejder undersøge aftalen, før virksomheden godkender betalingen. Den slags pause er fornuftig – ikke et tegn på, at processen er gået galt.
Når oplysninger mangler, skal næste skridt også være tydeligt. Måske mangler der en reference til bestillingen, eller måske er leverandørens oplysninger uklare. Medarbejderen kan bede om en afklaring og lade fakturaen vente, indtil sagen er undersøgt. Det er bedre end at gætte, selv om det kan føles lidt omstændeligt lige dér.
Godkendelse hos den rette person
Efter kontrollen skal fakturaen videre til en person, der kender købet. Et godkendelsesforløb kan sende den til den ansvarlige leder eller medarbejder, mens økonomiafdelingen følger med i status. Så kan alle se, om fakturaen afventer en beslutning eller er klar til næste trin.
En tirsdag kan en driftsleder få en faktura for reservedele, som hendes team har bestilt. Hun sammenholder beløbet med leverancen og godkender fakturaen, hvis alt stemmer. Økonomi kan se, at beslutningen er truffet, uden at sende endnu en påmindelse og starte en lang mailtråd. En enkel arbejdsgang gør hverdagen mere overskuelig.
Alligevel kan godkendelsen trække ud. Lederen er måske ude hos en kunde, eller fakturaen mangler en forklaring på en ekstra ydelse. Her hjælper det, hvis status viser, hvem der skal handle, og hvad der mangler. En venlig påmindelse er ofte nok; en forsinkelse behøver ikke blive et mysterium.
Hvis ansvaret er uklart, går fakturaen let i stå mellem afdelingerne. Aftal derfor, hvem der godkender hvilke indkøb, og hvem der tager over, når den ansvarlige er væk. Det lyder måske som administration, men en klar aftale sparer tid og irritation, når kalenderen pludselig vælter.
Fra betaling til bogføring
Når fakturaen er godkendt, kan den sendes til betaling og derefter bogføres. Det er vigtigt, at status, betalingsoplysninger og regnskab hænger sammen. Økonomimedarbejderen bør kunne se, om fakturaen afventer betaling, er betalt eller mangler en kontering. Så afhænger opfølgningen mindre af, hvad nogen kan huske.
Tag en faktura for rengøring, som den ansvarlige allerede har godkendt. Økonomi kan følge den frem mod betaling og sikre, at udgiften registreres på den rette konto. Når hele forløbet hænger sammen, slipper medarbejderen for at lede efter den samme oplysning flere steder. Det er måske ikke spændende, men det er rart, når regnskabet ikke kræver detektivarbejde.
Hvis en faktura går i stå, skal det først og fremmest være klart, hvad der mangler. Er prisen omstridt, skal aftalen findes frem. Mangler en bestillingsreference, må den ansvarlige medarbejder oplyse den. Og hvis ingen har godkendt, skal fakturaen sendes til den rette person. Først når årsagen er synlig, kan den komme videre.
Virksomheder kan begynde med at automatisere de trin, der gentager sig: modtagelse, kontrol af centrale oplysninger og videresendelse til godkendelse. Derefter kan de se på betalingsstatus og bogføring. Det er sjældent nødvendigt at ændre alt på én gang. Jeg foretrækker en arbejdsgang, der bliver forbedret trin for trin, frem for en stor omlægning, hvor ingen ved, hvem der gør hvad.
Vil du se, hvordan en digital fakturaproces kan understøtte modtagelse og behandling, kan du læse mere på Nordflows side om e-faktura. Værdien ligger ikke kun i at modtage et dokument digitalt, men også i at kunne følge det fra den første kontrol til bogføring. Når hvert trin har en ansvarlig, bliver betalingsfristen mindre stressende, og økonomiafdelingen får et bedre overblik.
Til sidst handler det om at finde ud af, hvor arbejdet oftest går i stå. Er det indtastningen, uklare afvigelser eller godkendelser, der samler støv? Begynd dér. En faktura bør ikke være en lille gåde, der vandrer rundt på kontoret; den skal have en tydelig vej frem.
Se mere hos nordflow.io.