Compliance betyder, at en virksomhed følger de krav, regler og interne retningslinjer, der gælder for arbejdet. Men hvad er compliance i praksis? Det er en løbende arbejdsproces, hvor ansvar, adgang, arbejdsgange og dokumentation hænger sammen. Regler på papir er ikke nok, hvis medarbejderne ikke ved, hvordan de skal handle, eller virksomheden ikke kan vise, hvad der blev gjort.
Et typisk spørgsmål opstår, når en opgave skal udføres, men det er uklart, hvem der har adgang til systemet, hvad der skal registreres, og hvem der følger op. Gennemgå processen fra kravet til den daglige opgave. Hvilken regel gælder? Hvem har ansvar for arbejdsgangen? Hvilke oplysninger skal gemmes? Svarene gør compliance til en del af arbejdet frem for et dokument, der ligger ved siden af det.
Find kravet, og placér ansvaret i arbejdsgangen
Virksomheden skal først undersøge, hvilke krav der gælder for opgaven. Det kan være lovgivning, aftaler med kunder eller interne retningslinjer. Skriv kravet i et sprog, medarbejderen kan bruge: Hvad skal gøres, hvornår skal det ske, og hvem har ansvaret? Hvis formuleringen kun giver mening for ledelsen eller juridiske medarbejdere, er den svær at bruge i hverdagen.
Knyt derefter ansvaret til bestemte roller, når I afklarer, hvad er compliance i praksis. Én person behøver ikke udføre hele opgaven. En medarbejder kan gennemføre den, mens en leder godkender, og en systemansvarlig sørger for, at adgangen stemmer med rollen. Beskriv også, hvem der håndterer fejl eller ændringer. Uden den fordeling kan opgaver blive overset, fordi alle regner med, at en anden følger op.
Brugeradministration er en del af arbejdet, fordi systemadgang bør følge medarbejdernes opgaver og ansvar. Gennemgå, hvem der har adgang, hvad adgangen giver mulighed for, og hvornår den skal ændres. Når en medarbejders rolle ændres, skal det være tydeligt, hvem der bestiller ændringen, og hvem der kontrollerer, at den er gennemført. Det forbinder ansvar i arbejdsgangen med adgangsstyring.
Dokumentation skal vise, hvad der faktisk sker
Dokumentationen skal gøre det muligt at følge arbejdsgangen og se, om de nødvendige trin er udført. Beskriv derfor, hvad der skal gemmes, hvor det skal opbevares, og hvem der registrerer det. Det kan være en godkendelse, en kontrol eller en ændring. Undgå at samle oplysninger, som ikke viser, om kravet er fulgt.
Beskriv både det normale forløb og situationer, hvor noget afviger. Hvad sker der, hvis en godkendelse mangler? Hvem får besked, hvis et dokument ikke kan findes? Hvordan bliver en fejl rettet og registreret? Når svarene er tydelige, kan medarbejderne handle uden at gætte, og virksomheden kan se, hvor der skal følges op.
Fastlæg også, hvem der gennemgår dokumentationen, og hvornår ændringer i regler eller systemer skal føre til en revision af arbejdsgangen. Hold instruktionerne samlet, så medarbejderne kan finde den gældende version. Hvis flere kopier cirkulerer, kan en forældet vejledning hurtigt blive brugt i det daglige arbejde.
Hvad er NIS2, og hvordan passer digitalisering ind?
NIS2 er et EU-direktiv om cybersikkerhed. Virksomheder undersøger direktivet for at forstå, hvilke krav der kan gælde for deres organisation og aktiviteter. Det er ikke nok at kende navnet. Virksomheden bør undersøge sin rolle, sine afhængigheder og de processer, der håndterer information og adgang. Kravene er ikke ens for alle, så den enkelte situation bør gennemgås med relevante fagpersoner. Når virksomheden gennemgår sine processer med fagpersoner, kan bizperformer.com bidrage med IT-konsulentydelser og teknologirådgivning.
Spørg: Hvad er NIS2 for netop vores virksomhed? Hvem har adgang til de systemer, arbejdsprocessen bruger? Hvordan dokumenterer vi, at arbejdsgangen bliver fulgt? Svarene kan vise, at der er brug for tydeligere instruktioner, faste kontroller eller ændringer i brugeradministrationen. Notér også, hvem der skal holde oplysningerne ajour, når ansvar eller systemer ændrer sig.
Digitalisering kan samle arbejdstrin, registreringer og godkendelser i en styret proces. RPA, altså automatisering af gentagne digitale opgaver, kan hjælpe med afgrænsede dele af arbejdet, for eksempel overførsel af oplysninger mellem systemer. Automatisering løser dog ikke uklare regler. Beskriv derfor opgaven, undtagelserne og ansvaret, før virksomheden vurderer digitalisering eller RPA.
BizPerformer digitaliserer og understøtter virksomheders arbejdsprocesser med og uden AI og tilbyder brugeradministration. Løsningerne bygges i faser og afstemmes med virksomhedens forretning fra start. BizPerformer har platformene BizPerformer Cloud og InfoBridge. InfoBridge tilbyder dokumentation og compliance til virksomheder med høje krav. Platform hosting, support og sparring kan også indgå i arbejdet med virksomhedens processer.
Vurdér processen, før værktøjet vælges
Inden virksomheden ændrer en arbejdsproces eller tager et værktøj i brug, skal den kunne beskrive kravet, ansvaret, adgangen og dokumentationen. Se derefter på, hvor arbejdsgangen går i stå, hvor oplysninger mangler, og hvilke trin der gentages. Det viser, om behovet især handler om instruktioner, rollefordeling, brugeradministration eller digitalisering.
Gennemgå én arbejdsproces ad gangen. Følg opgaven fra første handling til afslutning, og notér ved hvert trin, hvem der gør hvad, hvilke systemer der bruges, og hvad der skal gemmes. Kontrollér også, hvordan fejl håndteres. Så bliver det synligt, om en ændring i processen kan løse problemet, eller om der er brug for teknisk understøttelse.
Virksomheden kan læse BizPerformers forklaring på compliance for en kort introduktion til begrebet. Den praktiske værdi opstår, når kravene bliver en del af arbejdsgangene: tydeligt ansvar, passende adgang, anvendelig dokumentation og opfølgning, der bliver udført. Så bliver regler en del af virksomhedens daglige arbejde.